Privacyverklaring

Versie: mei 2026

1. Wie zijn wij?

De Westfriese Modelspoor Club (De WMC) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Contact: info@dewmc.nl
Locatie clubgebouw: De Mossel 23e, 1723 HX Noord-Scharwoude

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze verenigingsactiviteiten.

Contactgegevens zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens.
Lidmaatschapsgegevens en communicatie met leden of aspirant-leden.
Declaratiegegevens: naam, e-mailadres, bedrag, kostenplaats, omschrijving en IBAN.
Technische gegevens zoals inlog- en sessiegegevens voor het ledenportaal.

3. Waarom verwerken wij gegevens?

Voor ledenadministratie en communicatie binnen de vereniging.
Voor behandeling van declaraties volgens het huishoudelijk reglement.
Voor toegang tot het ledenportaal en beveiliging van accounts.
Voor organisatie van activiteiten, werkgroepen en bestuurswerkzaamheden.

4. Rechtsgronden (AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende AVG-grondslagen:

Toestemming (bijvoorbeeld voor specifieke formulieren).
Uitvoering van de overeenkomst (het lidmaatschap en verenigingsdiensten).
Wettelijke verplichting (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht voor administratie).
Gerechtvaardigd belang (interne organisatie, communicatie en beveiliging).

5. Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel van verwerking.
Administratieve gegevens (zoals declaraties) bewaren wij conform wettelijke termijnen.
Inactieve account- en contactgegevens worden periodiek opgeschoond.

6. Delen van gegevens met derden

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of wettelijke verplichtingen.

Hosting en websiteplatform (Netlify).
E-mailverzending voor declaraties en communicatie (Resend).
Beveiliging tegen misbruik van formulieren (Google reCAPTCHA).
Websitestatistieken (Google Analytics 4) — alleen na jouw toestemming.

7. Beveiliging

De WMC treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.

8. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG onder meer recht op:

Inzage in je persoonsgegevens.
Correctie van onjuiste gegevens.
Verwijdering van gegevens (voor zover wettelijk mogelijk).
Beperking van verwerking en bezwaar tegen verwerking.
Overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit).

Voor een verzoek kun je mailen naar info@dewmc.nl.

9. Cookies, lokale opslag en Google Analytics

Wij gebruiken drie soorten opslag in je browser:

Functionele cookies (altijd actief)

Sessie- en beveiligingscookies die nodig zijn voor het ledenportaal. Zonder deze cookies werkt inloggen niet. Hiervoor is geen toestemming vereist.

Cookievoorkeur (lokale opslag)

Je keuze in de cookiebanner slaan wij op in de lokale opslag van je browser (geen cookie). Zo hoef je niet bij elk bezoek opnieuw te kiezen. Er worden geen persoonsgegevens in opgeslagen.

Google Analytics 4 (alleen na toestemming)

Wij gebruiken Google Analytics 4 om anoniem bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken, zoals welke pagina's worden bekeken en hoe lang bezoekers blijven. Het GA-script wordt altijd geladen, maar staat standaard ingesteld op geen tracking (Google Consent Mode v2). Pas na jouw toestemming worden gegevens daadwerkelijk verzameld.

IP-adressen worden geanonimiseerd.
Er worden geen advertentiecookies geplaatst.
Gegevens worden verwerkt door Google LLC (Verenigde Staten), onder de standaard contractbepalingen van de EU.
Bewaartermijn in Google Analytics: 14 maanden.

Toestemming intrekken: Wis de lokale opslag van dewmc.nl in je browserinstellingen (Instellingen → Privacy → Browsegegevens wissen → Gecachte afbeeldingen en bestanden / Sitegegevens). De cookiebanner verschijnt dan opnieuw bij je volgende bezoek.

10. Relatie met ons reglement

Deze privacyverklaring sluit aan op het huishoudelijk reglement van De WMC. Specifiek rondom ledenadministratie en digitale communicatie (artikel 2.6) en declaraties (artikel 6).